Print deze checklist
Checklist
voor een bedrijfsverhuizing-
Samen met uw makelaar heeft u een
geschikte locatie gevonden voor uw nieuwe vestiging.
Nu kan de verhuizing in gang gezet worden. Neem
daarvoor flink de tijd, want er zijn zeer veel werkzaamheden
uit te voeren.
1. Voorbereiding
2. Kort voor verhuizing
3. Tijdens de verhuizing
4. Na de verhuizing
1. Voorbereiding
a. Algemeen
Stel iemand verantwoordelijk voor de totale gang
van zaken tijdens de verhuisperiode.
Richt eventueel een projectgroep "verhuizing"
op.
Neem in ieder geval personeelszaken, technische
zaken en publiciteit in deze projectgroep op.
Inventariseer de behoefte van uw bedrijf, de afdelingen
en het personeel.
Bepaal of tijdens de verhuizing de productie doorgaat
of dat u tijdelijk op twee locaties gaat produceren.
Maak een nieuwe productie-uitleg.
Bepaal het verhuisbudget.
Maak in overleg met alle betrokkenen een strak
tijdsplan.
Maak een agenda voor voortgangsvergaderingen.
Stel op deelgebieden medewerkers aan die de voortgang
controleren.
Regel de verzekering en de bankzaken.
b. Huisvesting
Ga na of uw nieuwe vestiging niet onder een bestemmingsplan
valt.
Bepaal wat voor voorzieningen in het nieuwe pand
(nog) moeten worden aangebracht.
Bepaal wat voor verbouwingen moeten worden uitgevoerd.
Laat een architect of een bouwkundige de plannen
daarvoor op papier zetten.
Neem contact op met de gemeente en vraag of uw
verbouwingsplannen op deze manier doorgang kunnen
vinden.
Neem een aannemer in de arm voor de verbouwing.
Bekijk welke materialen u van uw oude vestiging
in de nieuwe kunt gebruiken.
Ga na welke energievoorzieningen u op de nieuwe
locatie nodig hebt en laat deze voorzieningen aanleggen
door erkende installateurs.
Regel eventueel een hinderwetaanvraag.
Licht uw nieuwe buren in i.v.m. mogelijke overlast
van de verbouwing of van de verhuizing.
Vraag subsidies aan. De Kamer van Koophandel heeft
alle subsidies in een overzichtelijke gids staan.
c. Inrichting
Maak een indelingsplan voor het nieuwe gebouw
(wij beschikken over ons eigen facilitair bureau)
Bepaal welke afdelingen veel overleg met elkaar
hebben en dus dicht bij elkaar moeten zitten.
Zet de nieuwe plattegronden op tekening.
Schakel een interieurarchitect in voor de inrichting.
Bestel tijdig nieuw projecttapijt.
Schaf op tijd nieuw meubilair aan.
Bepaal wat allemaal nieuw wordt aangeschaft.
Past de huisstijl nog wel in de nieuwe omgeving?
Laat een ontwerpbureau eventueel een nieuwe huisstijl
maken.
Met KPN Telecom tijdig afspraken maken over het
verhuizen van telefoonlijnen en datalijnen. Eventueel
nieuwe centrale, fax en telexapparatuur aanschaffen.
d. Personeel
U kunt uw medewerkers niet verplichten mee te
verhuizen, inventariseer daarom wie wel en wie niet
mee gaat.
Voer met iedereen reorganisatiegesprekken.
Maak regelingen voor personeelsleden die niet
met het bedrijf mee gaan.
Denk daarbij aan collectief ontslag aanvragen,
eventueel vervroegde VUT-regeling toepassen of "outplacement".
Maak een wervingsplan voor nieuwe personeel.
Zorg dat nieuw personeel voldoende mogelijkheid
krijgt zich in te werken.
Toets de carriθreplanning aan de nieuwe situatie.
Maak nieuwe regelingen voor reiskostenvergoeding.
Breng de nieuwe personeelskosten in kaart.
Leg alle regelingen voor het personeel vast in
een sociaal plan.
Voeg dit plan bij de adviesaanvragen aan de OR.
Regel met uw makelaar of de nieuwe gemeente ook
de huisvestingsmogelijkheden voor uw medewerkers
Organiseer excursies voor uw medewerkers naar
de nieuwe plaats van vestiging.
Laat scholen, makelaars, financiers en overheden
tijdens die excursies informatie verstrekken.
Hou uw medewerkers constant op de hoogte van de
stand van zaken. Stel daarvoor eventueel een apart
telefoonnummer in of geef regelmatig een apart bulletin
uit.
e. Verhuizing
Bepaal de feitelijke verhuisdatum.
Neem tijdig contact op met een verhuizer.
Overleg met leveranciers van gevoelige apparatuur,
zoals computers, door wie en hoe deze het best verhuisd
kunnen worden.
Zorg voor duidelijke informatie naar het verhuisbedrijf.
Maak samen met uw verhuizer een draaiboek.
Bepaal wie alles in- en uitpakt.
Bepaal wie de bestaande inrichting demonteert
en weer opbouwt. Uw eigen technische dienst of de
verhuizer.
Breng het archief op orde. Laat het oudste deel
van het archief eventueel vernietigen.
Maak een sluitende verhuiskostenvergoeding voor
het personeel.
Hou deze kosten in de hand door afspraken te maken
dat ιιn verhuisbedrijf al het personeel verhuist.
Laat de rekeningen daarvoor naar de "zaak"
sturen. De BTW kunt u verrekenen.
2. Kort vooraf
a. Gebouw/inrichting
Zorg dat het nieuwe gebouw gebruiksklaar is als
er verhuisd gaat worden.
Zorg dat alle aansluitingen klaar zijn (koffieautomaten.
kopieerapparaten, etc.).
Zorg voor een afdoend beveiligingssysteem.
Nieuw bord (eventueel verlicht) met naam en logo
bestellen.
Kunnen leveranciers en klanten het nieuwe gebouw
makkelijk bereiken?
Plaats eventueel richtingsborden in de omgeving.
Laat het gebouw (in ieder geval na verbouw of
nieuwbouw) schoonmaken.
Maak afspraken met een hoveniersbedrijf of tuincentrum
om in en rond het gebouw de groenvoorziening up-to-date
te houden.
b. Drukwerk
Zorg voor nieuw briefpapier etc. (of in ieder
geval stickers met het nieuwe adres op het oude
briefpapier.
Laat nieuwe reclamefolders en brochures drukken.
Pas advertenties aan.
Zorg dat het nieuwe adres ook op alle verpakkingen
komt te staan.
c. Overige
Instrueer medewerkers in speciale bijeenkomsten
over bijvoorbeeld de wijze van inpakken, bureaus
en kasten leegmaken, privι-spulletjes verhuizen.
Meldt leveranciers en afnemers de verhuisdatum,
de nieuwe telefoon-, fax- en telexnummers en het
juiste post- en bezoekadres.
Geef de nieuwe adresgegevens ook door aan de Kamer
van Koophandel.
Adres- en handboeken waarin uw bedrijf vermeld
staat het nieuwe adres geven.
Zorg bij uw oude vestiging voor een goede en duidelijk
afgezette laad- en parkeerplaats voor verhuiswagens.
Doe ditzelfde bij uw nieuwe vestiging.
Licht uw oude buren in i.v.m. mogelijke overlast.
3. Tijdens de verhuizing
Zorg dat "sleutelposities" zoals de
bewaking, de portiersloge en de telefooncentrales
bemand zijn.
Maak een lijstje met belangrijke telefoonnummers
van de oude en de nieuwe vestiging. De leider van
de hele operatie kan nooit op twee plaatsen tegelijk
zijn.
Zorg voor duidelijke codering van alle ruimten.
Zorg dat deze codering ook op alle te verhuizen
materialen zijn aangebracht. De verhuizer weet dan
direct waar alles moet staan.
Zorg voor voldoende "eigen" bemanning
(bijv. Technische Dienst, bewaking, liftmonteurs
etc.) voor hand- en spandiensten.
Geef al uw medewerkers een taak, mensen zonder
taak krijgen vrijaf.
Zorg voor de "inwendige" mens. Meestal
worden bedrijfsverhuizingen in het weekend gedaan,
hou daar rekening mee. Het is ook voor de verhuizer
zaterdag of zondag. Zorg voor voldoende koffie en
thee, melk, brood, iets bij de koffie en een warme
maaltijd.
4. Na de verhuizing
Laat het hele gebouw schoonmaken (wij hebben onze
eigen schoonmaakservice).
Nieuwe telefoonlijnen op de kamers.
Plaats bordjes op de deuren en routingborden in
het gebouw.
Stel de technische dienst verantwoordelijk voor
het ophangen van posters, kunst, planten, planborden
etc.
Verbiedt individuele medewerkers zelf aan wanden
of plafonds te gaan sleutelen.
Inventariseer samen met gebruikers de eventueel
ontstane schade.
Zorg dat verhuismateriaal als dozen etc. op een
centraal punt wordt ingeleverd.
Hou de projectgroep nog een drietal weken in bedrijf
voor afhandeling van diverse zaken.
Organiseer een officiλle opening.
Hou een Open Dag voor familie van uw medewerkers,
nieuwe buren, klanten en afnemers.
Vergeet niet de pers op de hoogte te stellen.
Controleer na de verhuizing (samen met de verhuizer)
of alle werkzaamheden correct zijn uitgevoerd.
Zorg voor een goede schadeafhandeling.
Zorg dat u weet wat er na de verhuizing nog allemaal
moet gebeuren.
Evalueer de regelingen voor het personeel. Welke
moeten aangepast worden en welke kunnen worden afgeschaft.
CHECKLIST
VOOR BEDRIJFVERHUIZINGEN